Une des caractéristiques de la Conférence est le rôle privilégié que la société civile est appelée à jouer dans l'ensemble du processus, tant dans la phase conduisant à la Conférence Syrte 2008 et que dans celle de son déroulement.

Reconnaissant l'importance d'une intense concertation entre les divers acteurs, le secrétariat a facilité la participation des ONG, des organismes de la société civile et du secteur privé dès les premiers stades de la préparation de la conférence.

Une suite de concertations doit permettre une participation étendue, et faciliter un large échange d'informations et de connaissances entre tous les acteurs. C'est ainsi que le dialogue s'est engagé bien avant la plateforme offerte par la Conférence elle-même, par le biais de 5 ateliers sous-régionaux destinés à dégager les tendances régionales de l'utilisation de l'eau dans les secteurs de l'agriculture et de la production énergétique et à échanger des connaissances et informations à l'échelle régionale.

Seront conviés à ces ateliers tous les acteurs, représentants des organisations internationales et de la société civile, avec une insistance particulière sur les organisations non gouvernementales et le secteur privé. Les participants ont été identifiés en fonction de leur degré d'intervention dans les secteurs de l'agriculture et de l'énergie et ils ont été invités à contribuer activement aux ateliers par la présentation d'études sectorielles (agriculture et énergie) et par des discussions actives qui permettent une bonne diffusion des informations et alimentent une synthèse régionale ou continentale des résultats devant être atteints à un stade ultérieur de développement du projet.